Scrivere una lettera: cinque accorgimenti per una grafica eccellente

Tanti anni fa, durante i miei studi di grafica, mi è capitato di leggere una frase. Non me ne voglia l’autore, ma purtroppo non ricordo il suo nome né dove l’ho letta. Ciò che ricordo però è ogni singola parola, che mi si è stampata in testa ed ha guidato ciascun mio progetto da allora:

“La grafica per la stampa è come la matematica per la musica:

deve esserci perché serve a strutturare il tutto ma non deve farsi notare.”

In questo post ho scelto di analizzare una lettera per evidenziare come, anche dietro ad un elaborato estremamente semplice, qualche accorgimento di natura grafica può fare la differenza. Andiamo quindi a vedere quali sono i cinque passaggi essenziali per una buona presentazione.

Scrivere una lettera: cinque accorgimenti per una grafica eccellente

Cinque accorgimenti di natura grafica

Che sia la cover letter del vostro curriculum vitae o un invito alla riunione del consiglio direttivo della vostra azienda, una presentazione grafica piacevole non guasta mai. Ecco dunque cinque cose che dovete assolutamente tener presente:

  • i font;
  • la formattazione del testo;
  • la gabbia grafica;
  • il mezzo con cui sarà veicolata;
  • i colori.

I font

Qualcuno li chiama “font“, qualcuno li chiama caratteri. Non sono altro che la forma che assumerà il testo, dalle lettere ai numeri, passando per la punteggiatura. Sceglierli può sembrare semplice ma non lo è. Ci sono molte caratteristiche che può avere un font, ma mi riservo di approfondire l’argomento in futuro. Per il momento vi suggerirei di scegliere un font semplice e leggibile, evitando quelli molto elaborati che rendono difficoltosa la lettura.

Se il logo della vostra azienda ha un font che non è eccessivamente articolato, potete utilizzarlo magari per il titolo e rimanere su una scelta più “standard” (ad esempio un Arial o un Times) per il corpo del testo.

La grafica in una lettera: i font

La formattazione del testo

Una volta scelto il vostro font, è il momento formattare il testo. Significa applicare tutte quelle varianti come bold o italico, dare i giusti spazi e le rientranze di paragrafo. Bold e italico andrebbero usati con parsimonia, riservandoli solo a quelle parti che sono davvero importanti e devono focalizzare l’attenzione.

Evitate i salti di corpo, cioè di dimensione: “questo è più importante, gli do un bel corpo 18, questo è meno importante, lo metto a corpo 10”. No. Otticamente si crea un effetto pessimo. Piuttosto utilizzate i salti di spessore (light, regular e bold).

Un’altra cosa da evitare assolutamente sono allineamenti diversi (ad esempio il titolo centrato, il testo allineato a sinistra, qualche frase allineata a destra…). Scegliete un allineamento, meglio se a sinistra o giustificato, e usatelo per tutta la lettera.

Infine date uno sguardo generale alla lettera: ci sono sufficienti spazi? Quando concludete un discorso magari date un doppio a capo (doppio, non triplo o quadruplo!). Avere una lettera divisa in paragrafetti visibili, magari con la prima riga leggermente rientrata rispetto alle altre, favorirà la lettura.

La grafica in una lettera: la formattazione del testo

La gabbia grafica

Se utilizzate una carta intestata, probabilmente il vostro grafico vi avrà già fornito un’impaginazione base su cui lavorare. Se così non è, considerate di aggiungere dei margini sufficienti da far “prendere aria” al vostro testo. Come il doppio a capo, infatti, anche questo aiuterà a leggere più facilmente.

Create degli allineamenti con le altre informazioni contenute nella pagina, come il logo se c’è o i vostri dati, date maggior risalto al contenuto e minor risalto all’intestazione (se ricevo una lettera so già come mi chiamo, dove ho la sede e la mia partita iva, non ho bisogno di leggerlo a caratteri cubitali nel centro della lettera!).

La grafica in una lettera: la gabbia

Il mezzo con cui sarà veicolata

Può sembrare meno coerente con la grafica in senso puro, ma chiedersi come sarà consegnata la lettera aiuta a migliorarla ulteriormente. Ad esempio, se sarà cartacea ed imbustata, è bene stamparla e fare una prova di piega. Se una riga di testo, o l’oggetto, capitano proprio sulla piega bisogna assolutamente intervenire. Si può modificare leggermente la spaziatura tra le righe (interlinea) o spostare il margine superiore un po’ più in alto o in basso. In entrambi i casi, però, bisogna considerare che la piega non sarà precisa al millimetro, e quindi sarà bene considerare un certo margine di errore.

Il mezzo con cui sarà veicolata, inoltre, incide anche sulla scelta del font. Ad esempio font bastoni come l’Arial sono più leggibili per i testi visualizzati a monitor, mentre font graziati  come il Times accompagnano la lettura nei testi cartacei.

La grafica in una lettera: il mezzo con cui sarà veicolata

I colori

L’ultimo suggerimento riguarda i colori. Per i testi sono sempre preferibili colori neutri, come il nero o il grigio scuro. Una piccola eccezione possiamo farla per il titolo o per qualche parolina qua e là, ma senza esagerare e valutando se il contesto è idoneo. Fare un bel titolone fuxia potrebbe essere piuttosto sconsigliato per una lettera di presentazione in un’agenzia dove vorreste essere assunti…

In ogni caso, vi sconsiglio l’uso del rosso perché usato nei testi indispone il lettore. Preferite il colore del logo se c’è, o se dovete sceglierne uno a caso sceglietene uno che sia nettamente diverso da quello del resto del testo. Quest’ultimo consiglio vale per tutto, dal tipo di font alla grandezza del carattere: nessuno noterà delle differenze minime ma le percepirà come errore. Se c’è una differenza, che si veda.

La grafica in una lettera: i colori

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